Umwandlung der Dateien und digitale Unterschrift der Dokumente

Für die Übertragung der beigelegten Akte und Dokumente empfehlen wir den Gebrauch des Formats PDF/A-1a oder PDF/A-1b, wie bereits für die Hinterlegung des Hauptdokuments vorgeschrieben. Bevor man das informatische Dokument, das mittels PTT versendet wird, mit der eigenen digitalen Unterschrift versieht, muss deshalb jedes einzelne Dokument in das Format PDF/A umgewandelt und gespeichert werden, wozu die entsprechende, in den meisten handelsüblichen Texteditoren (mit freier Lizenz oder proprietärer Art) vorhandene Funktion benutzt wird.

Die Benutzung des Formats PDF/A verhindert mögliche Unregelmäßigkeiten, die anderenfalls während des Versands auftreten könnten; weiters gewährleistet sie die gesamte "Verwaltung" und die folgende "Aufbewahrung" der gesendeten informatischen Dokumente.

Die für die Hinterlegung der Akte vorgesehene digitale Unterschrift folgt dem Standard CAdES, welcher der ursprünglichen Dateiendung die Endung P7M anfügt (z.B. *.pdf.p7m). Abgesehen von den Grundfunktionen der Unterschrift eines einzelnen Dokuments, kann auch die Massen- oder Mehrfachunterschrift genutzt werden, um gleichzeitig mehrere Dokumente zu unterschreiben. Hiermit ist es möglich, eine Gruppe von Dokumenten oder alle in einem Ordner befindlichen Dokumente auszuwählen und mit einem einzigen Befehl zu unterschreiben.

Im Falle der digitalen Unterschrift eines Dokuments seitens mehrerer Personen wird die Endung P7M dem Dateinamen genausovielmal angefügt, wievielmal das Dokument unterschrieben wurde (z.B *.pdf.p7m.p7m).

Bezüglich Dateiname wird empfohlen, die Endung PDF auch im nachfolgend unterschriebenen Dokument beizubehalten (z.B. Rekurs.pdf.p7m).